인하우스 PR의 커뮤니케이션은 어떻게 다를까?

안녕하세요, 베스핀글로벌에서 PR을 담당하고 있는 어예나입니다.

저는 제 경력의 상당 부분을 홍보대행사에서 보냈는데요.

계속해서 언론 홍보 업무를 주로 맡아왔던 만큼, 크게 달라지지 않을 것이라고 생각했지만! 베스핀에서 인하우스 PR을 맡고 있는 지금, 매일매일 조금씩 그 차이를 체감하는 하루하루를 보내고 있습니다. 특히 ‘커뮤니케이션’의 영역과 대상이 크게 달라졌는데요.

저처럼 대행사-인하우스 PR 담당자 루트를 밟으시거나, 또는! 인하우스에서 처음 홍보 업무를 시작하시는 분들께 도움이 되고자 첫 블로그 글을 써봅니다. 

 

예시를 들어보자 - 대행사의 MOU 지원 루틴이란?

대행사에서 근무할 때, 한 달에 한 두 번은 꼭 MOU 준비를 한 적이 있을 정도로 MOU 지원은 흔한 홍보 업무인데요. 디지털화가 가속화되면서 새로운 기술을 보유한 각종 기업들의 협업이 늘어나고 있는 추세인 지금, 특히 B2B 기업의 홍보 담당자라면 높은 확률로 MOU 관련 업무를 수행하게 되실 겁니다.

보통 MOU를 진행하는 데 있어 대부분 홍보 담당자의 역할은 ‘보도자료를 통해 MOU를 대외적으로 알리는 일’입니다. 보도자료용 사진을 준비하는 일 역시 홍보담당자의 업무에 포함되겠죠. 그렇다면, 보통 MOU 체결 보도자료용 사진에서 빼놓지 않고 등장하는 것이 또 뭘까요? 현장감과 신뢰를 더해주기 위한 양해각서와 배경의 현수막(중요!)입니다. 그렇다면 이 보도자료용 사진을 세팅하기 위해, 현수막을 제작하는 것도 홍보 담당자의 역할이 되겠죠.

이런 느낌 뭔지 아시져...?

 

즉, 대행사에 있을 때 저는 1)보도자료 2)현수막 이 두 가지를 준비하기 위해 아래와 같은 루틴으로 MOU를 지원했습니다.

 

간단한 업무인데, 과정을 일일이 작성하다 보니 조금 복잡하게 느껴지네요…! 중간에 발생할 수 있는 수많은 피드백의 과정은 차치하고 그렇다면 여기서 제가 소통한 사람은 총 몇 명이었을까요? 보도자료 배포 대상인 미디어를 제외하면 고객사 담당자사내 디자이너, 2명이었습니다.

대행사에 재직할 경우, 고객사의 PR 담당자는 1명인 경우가 많습니다. 물론, 부서나 상품에 따라서 각기 담당자가 있을 수도 있지만 한 프로젝트의 컨택 포인트는 보통 1명이죠. 대행사에 재직할 때는, 그 담당자 1명하고만 충실히 커뮤니케이션하면 큰 문제가 없었습니다.

그런데 인하우스에서 같은 업무를 진행한다고 할 때, 저는 몇 명과 소통을 해야 할까요?

인하우스에서 MOU 홍보를 진행한다면?

인하우스에서도 MOU를 위해 보도자료와 현수막을 준비하는 것은 다를 바가 없습니다. 하지만 그리 복잡하지 않은 업무 프로세스인 MOU에도 홍보 담당자가 커뮤니케이션해야 할 사람은 적지 않습니다.

가장 먼저, 실질적으로 MOU를 진행하는 부서 담당자가 있을 테고요. 홍보 담당자는 1)해당 사업부서 또는 2)파트너사와의 커뮤니케이션을 통해 정확한 MOU의 목적/체결 사항/향후 플랜 등의 내용을 파악해야 합니다. 내용을 알았다면 본격적인 업무에 들어갑니다. 현수막 제작을 위해서는 3)디자이너 분께 시안을 요청 드려야 하겠죠. 담당자가 직접 보도자료를 쓸 수도 있지만, 4)홍보대행사에 보도자료 작성을 요청할 수도 있을 겁니다. 사진 촬영을 위해 5)사진 촬영 담당자께 체결 일정에 참석이 가능하신지 여쭤봐야 할 테고요. 당일 참석하시는 분들의 성함이나 직함 등은 당연히 알아놔야겠죠. 스케줄 조율이나 장소 대관을 위해서 이를 담당하시는 6)총무팀과 협업해야 할 수도 있습니다.

이렇게 제가 든 예시에 등장하는 사람은 6명인데요. 제가 미처 생각해내지 못했거나 또는 조직 규모나 절차의 차이에 따라 커뮤니케이션해야 하는 사람들의 수는 더 늘어날 수도 있습니다.

대행사와 인하우스, 모두 MOU 홍보라는 업무는 같은데 소통해야 하는 사람은 무려 3배로 늘었습니다! 

하나의 MOU를 위해서 이렇게 많은 분들과의 커뮤니케이션이 필요하다는 것을  인하우스에서 일하기 전까지 저는 100% 체감하지는 못했습니다.

PR 담당자 - 협업 = 0

다들 아시겠지만 회사에는 제가 예시로 든 MOU보다 훨씬 더 큰 규모의 행사나 프로젝트가 얼마든지 있습니다. 그런 프로젝트의 홍보 담당자라면, 커뮤니케이션해야 할 사람은 더 늘어날 것이고, 이로 인한 조율 역시 홍보 담당자의 몫이겠죠. 사람이 많아지다 보면 자잘한 의견의 차이가 고비를 만들어낼 수도 있고, 정확한 정보나 시각을 공유하지 못하면 제대로 된 판단을 하기 어렵습니다. 

트렌드나 업계 뉴스 같은 외부 소식과 PR 전문성을 바탕으로 고객사의 브랜드가 돋보일 수 있는 아이템을 만들어 제시하는 대행사와 달리, 인하우스 홍보 담당자는 사내의 이슈들을 누구보다 빠르게 캐치하여 대외 홍보에 활용해야 하는 위치에 있습니다. 조직 내의 다른 팀과 지속적인 협업이 필수적이죠. 전문 분야 대부분이 그렇듯이 PR 담당자의 상식이 모두의 상식은 아니기에 이를 바탕으로 다른 팀을 설득해야 할 수도 있고요. 

또 미디어, 파트너사 등과 지속적인 관계를 구축하고 꾸준히 협력하여 업무를 수행하는 것도 당연히 인하우스 PR 담당자의 역할입니다. 대행사 PR에서 인하우스로 직을 옮김에 있어 커뮤니케이션의 확장도 포함되어 있다는 것을 저는 최근 깨달았습니다.

대행사가 전문성을 바탕으로 직접적으로 담당자와 소통하며 하나의 프로젝트를 성공적으로 완수하는 데 힘을 쏟는다면, 인하우스 홍보 담당자는 PR 전문성에 더해 대내외 커뮤니케이션을 알뜰히 챙기며 지속적 관계를 구축하고, 단기적 성과보다 장기적 가치에 더 초점을 맞춰야 하기 때문이죠.

커뮤니케이션은 힘이 세다

대행사에서 근무할 때, 프로젝트 견적서 항목 한 켠에 ‘커뮤니케이션’을 적어 넣을 때가 종종 있었습니다. 고객사와의 커뮤니케이션 역시 대행사가 제공하는 서비스였기 때문이죠. 

대행사 담당자일 때 커뮤니케이션을 서비스로만 생각한 것은 절대 아니지만, 충실한 커뮤니케이션이 저의 의무이자 책임이었던 것도 분명히 사실입니다. 하지만 인하우스 홍보 담당자에게 커뮤니케이션은 서비스일 수 없습니다.

저는 홍보는 협업이라고 생각합니다. 홍보 담당자 혼자서는 해낼 수 없고, 언제나 유관 부서나 미디어(감사합니다!), 또는 대행사의 지원을 받아 성과를 만들어내기 때문이죠. 이러한 협업 생태계에서 ‘커뮤니케이션’이란 홍보 담당자가 갖춰야 할 하나의 태도이자 가장 효과적인 수단이고 또 해법이지 않을까 싶습니다. 

마지막으로, 커뮤니케이션에서 가장 중요한 것은 열린 마음과 진정성, 또 상대방에 대한 신뢰가 아닐까 하는 정석적인 말을 남기며 저는 이만 물러갑니다.

다음에 다시 뵙겠습니다. 감사합니다. 

댓글 남기기